Polityka Prywatności CompanyManager
[NAZWA OPERATORA] szanuje prawo do prywatności użytkowników i stosuje środki techniczne oraz organizacyjne mające chronić dane osobowe przetwarzane w ramach serwisu CompanyManager.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu jest [NAZWA OPERATORA], [ADRES], NIP [NIP], REGON [REGON]. Kontakt z Operatorem jest możliwy pod adresem: [EMAIL].
2. Zakres danych
W ramach Serwisu możemy przetwarzać dane takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres IP, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa, dane firmy, dane adresowe, NIP/VAT UE, dane do faktury, dane pracowników, klientów, usług, produktów, rezerwacji, powiadomień, raportów, rozliczeń, zgód marketingowych oraz ustawień konta.
Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu, roli Użytkownika, nadanych uprawnień i funkcji aktywowanych przez Firmę.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane są przetwarzane w celu rejestracji konta, zawarcia i realizacji umowy, świadczenia usług drogą elektroniczną, obsługi Serwisu, komunikacji, rozliczeń, wystawiania dokumentów księgowych, obsługi zgłoszeń i reklamacji, zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom, prowadzenia logów technicznych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawami prawnymi przetwarzania mogą być w szczególności: wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes Operatora, zgoda osoby, której dane dotyczą, a w przypadku danych powierzonych przez Użytkownika — umowa powierzenia lub inna podstawa wynikająca z relacji pomiędzy Użytkownikiem a osobą, której dane dotyczą.
4. Dane klientów i pracowników wprowadzane przez Użytkownika
W zakresie danych klientów, pracowników lub innych osób wprowadzanych przez Użytkownika do Serwisu, Użytkownik pozostaje administratorem tych danych, a Operator może działać jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Użytkownika.
Użytkownik odpowiada za legalność pozyskania danych, zakres danych, obowiązki informacyjne, podstawy prawne przetwarzania, zgody marketingowe oraz treści komunikatów wysyłanych do swoich klientów lub pracowników.
Operator stosuje techniczne i organizacyjne mechanizmy separacji danych firm w Serwisie, jednak Użytkownik odpowiada za prawidłowe nadawanie dostępów swoim Pracownikom.
5. Komunikacja marketingowa, SMS i e-mail
Za zgodą Użytkownika lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu możemy przesyłać informacje dotyczące usług CompanyManager. Zgodę można wycofać w każdym czasie.
W przypadku wiadomości SMS i e-mail wysyłanych przez Użytkownika do jego klientów, Operator zapewnia narzędzie techniczne. Użytkownik odpowiada za posiadanie odpowiednich zgód, podstaw prawnych oraz za zgodność treści wiadomości z przepisami prawa, w szczególności przepisami o ochronie danych osobowych, świadczeniu usług drogą elektroniczną i komunikacji elektronicznej.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Operatora, w szczególności dostawcom hostingu, bazy danych, infrastruktury IT, bezpieczeństwa, poczty e-mail, SMS, płatności, księgowości, obsługi prawnej, obsługi technicznej oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Operator korzysta lub może korzystać z dostawców zewnętrznych niezbędnych do działania Serwisu. Zakres powierzonych danych jest ograniczany do zakresu niezbędnego dla realizacji danej usługi.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że jest to konieczne do działania Serwisu, korzystania z dostawców technologicznych lub realizacji funkcji wybranych przez Użytkownika. W takim przypadku przekazywanie odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych wymaganych przez przepisy RODO, takich jak standardowe klauzule umowne, decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub inne przewidziane prawem mechanizmy.
8. Pliki cookies i technologie podobne
Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie niezbędne do działania aplikacji, utrzymania sesji logowania, bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień, wyboru języka, waluty, strefy czasowej oraz prawidłowego działania panelu.
Serwis może wykorzystywać cookies sesyjne oraz stałe. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki, jednak ich ograniczenie może wpłynąć na działanie Serwisu, w szczególności na możliwość logowania i korzystania z panelu.
9. Bezpieczeństwo
Dane są traktowane jako poufne i zabezpieczane przed dostępem osób nieuprawnionych. Dostęp do konta jest chroniony loginem i hasłem. Serwis stosuje mechanizmy uprawnień, separacji firm, logowania wybranych aktywności, szyfrowanej transmisji oraz kontroli dostępu.
Użytkownik powinien chronić hasło, nie udostępniać go osobom trzecim i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa konta.
10. Okres przechowywania danych
Dane są przechowywane przez okres korzystania z Serwisu, a po zakończeniu współpracy przez okres wymagany przepisami prawa, konieczny do rozliczeń, obsługi reklamacji, bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane powierzone przez Użytkownika mogą zostać usunięte lub zanonimizowane po zakończeniu świadczenia usług, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, technicznych kopii bezpieczeństwa oraz uzasadnionych interesów Operatora.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku danych klientów lub pracowników wprowadzonych przez Użytkownika, żądania osób, których dane dotyczą, mogą wymagać udziału Użytkownika jako administratora tych danych.
12. Zautomatyzowane przetwarzanie
Dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu działania Serwisu, tworzenia raportów, powiadomień, historii aktywności i ustawień, ale nie będą profilowane w sposób wywołujący wobec Użytkownika skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływający, chyba że odrębnie poinformowano o tym Użytkownika i istnieje odpowiednia podstawa prawna.
13. Zmiany polityki
Polityka Prywatności może być aktualizowana. O istotnych zmianach Użytkownicy będą informowani w Serwisie lub drogą elektroniczną.